Buhalterio keitimas neturi sustabdyti apskaitos
Perdavimas turi būti suplanuotas taip, kad būtų aišku, kas užbaigia ankstesnį laikotarpį ir kas pateikia artimiausias deklaracijas.
Nustatykite aiškią perėmimo datą
Sutarkite datą, nuo kurios naujasis buhalteris pradeda darbus, ir atskirai įvardykite nebaigtus laikotarpius.
Paruoškite dokumentų perdavimo sąrašą
Perduodami ne tik dokumentai, bet ir apskaitos struktūra bei istorija.
- apskaitos duomenų bazė arba eksportai;
- didžioji knyga ir apyvartos;
- skolų sąrašai;
- banko ir kasos likučiai;
- ilgalaikio turto registras;
- darbuotojų duomenys;
- pateiktos deklaracijos;
- svarbios sutartys ir sprendimai.
Perduokite prieigas saugiai
Peržiūrėkite prieigas prie apskaitos sistemos, VMI, „Sodros“, Registrų centro, bankų ir dokumentų valdymo sistemų. Senas prieigas panaikinkite tik tada, kai naujasis tvarkytojas jau gali dirbti.
Patikrinkite likučius
Ypatingą dėmesį skirkite skoloms, bankams, avansams, mokesčiams, ilgalaikiam turtui ir nepabaigtiems laikotarpiams.
Sudarykite nebaigtų darbų sąrašą
Sąraše turi būti artimiausios deklaracijos, trūkstami dokumentai, tikslinimai ir neišspręsti klausimai.
Kada verta kreiptis pagalbos?
Jeigu trūksta duomenų, neaiški mokestinė situacija arba reikia įvertinti ankstesnių laikotarpių būklę, racionalu pirmiausia atlikti trumpą situacijos peržiūrą. Tai padeda nustatyti prioritetus, realią darbų apimtį ir atsakomybes.
- kai neaiškūs apskaitos likučiai;
- kai artėja deklaravimo ar ataskaitų pateikimo terminai;
- kai keičiamas buhalteris arba apskaitos sistema;
- kai vadovas negauna pakankamos informacijos sprendimams.
Išvada
Tvarkinga apskaita priklauso ne nuo vieno dokumento ar vienos deklaracijos, o nuo nuoseklaus proceso. Aiškūs terminai, atsakomybės ir kontrolės taškai leidžia sumažinti klaidų tikimybę bei laiku priimti verslo sprendimus.
Dažniausios praktinės rizikos
Vertinant šią temą svarbu matyti ne tik galutinį rezultatą, bet ir procesą, iš kurio tas rezultatas susidaro. Dauguma klaidų atsiranda dėl neaiškių atsakomybių, pavėluotos informacijos arba nepakankamos kontrolės.
- neaiški perėmimo data;
- neperduotos sistemos prieigos;
- nesuderinti likučiai;
- tarp dviejų buhalterių likę nebaigti darbai;
Šios rizikos gali ilgą laiką likti nepastebėtos, jeigu vadovas gauna tik galutinę deklaraciją, mokėtiną sumą ar trumpą atsakymą. Todėl apskaitos paslauga turi apimti ir neatitikimų identifikavimą, klausimų pateikimą bei nebaigtų darbų sąrašą.
Rekomenduojamas darbo procesas
Procesas turi būti pakankamai paprastas, kad jo būtų laikomasi kiekvieną mėnesį. Kiekvienas žingsnis turi turėti atsakingą asmenį ir terminą.
- Nustatykite perėmimo datą.
- Parenkite dokumentų ir duomenų sąrašą.
- Perduokite prieigas saugiai.
- Suderinkite pagrindinius likučius.
- Užfiksuokite nebaigtus darbus ir atsakomybes.
Vienoda tvarka leidžia greičiau pastebėti, kas vėluoja, kokių dokumentų trūksta ir kur susidaro papildomas darbo kiekis.
Kokią informaciją turėtų gauti vadovas?
Vadovui nereikia matyti kiekvieno apskaitos įrašo, tačiau jis turi gauti pakankamai informacijos sprendimams. Ataskaita turi būti trumpa, suprantama ir pateikta sutartu periodiškumu.
- perdavimo būklės santrauką;
- trūkstamų dokumentų sąrašą;
- artimiausių deklaracijų terminus;
- nepatikrintų likučių sąrašą;
- atsakingus asmenis už nebaigtus darbus;
Jeigu ataskaitoje matomas reikšmingas pokytis, turi būti pateiktas paaiškinimas: kas pasikeitė, kokia galima priežastis ir ar reikia papildomo veiksmo.
Kaip pasiruošti bendradarbiavimui?
Prieš perduodant darbus verta surinkti pagrindinę informaciją apie įmonę, naudojamas sistemas, dokumentų srautą ir atsakingus asmenis. Tai leidžia tiksliau įvertinti darbų apimtį ir išvengti neaiškių lūkesčių.
- paskirkite atsakingą kontaktą įmonėje;
- aprašykite, kur ir kaip saugomi dokumentai;
- nurodykite naudojamas sistemas;
- surašykite artimiausius terminus ir nebaigtus klausimus;
- sutarkite, kokias ataskaitas turi gauti vadovas.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kada geriausia keisti buhalterį?
Galima bet kada, tačiau būtina aiškiai atskirti, kas užbaigia ankstesnį laikotarpį.
Ar reikia perdavimo akto?
Praktiškai labai naudinga turėti dokumentą ar sąrašą, kuriame pažymėta, kas perduota.
Kada panaikinti senas prieigas?
Tik įsitikinus, kad naujasis tvarkytojas jau turi visas reikalingas teises.
Praktinė išvada
Kaip pakeisti buhalterį sklandžiai? turi būti vertinama kaip nuoseklus valdymo procesas, o ne vienkartinė techninė užduotis. Aiškiai apibrėžta darbų apimtis, terminai ir atsakomybės leidžia sumažinti klaidų tikimybę ir vadovui laiku gauti sprendimams reikalingą informaciją.
Buhalterio keitimo paslauga
Jeigu norite perduoti apskaitą naujam paslaugų teikėjui, peržiūrėkite buhalterio keitimo paslaugą.
Jeigu kyla abejonių dėl perduodamos apskaitos būklės, prieš perėmimą gali būti naudingas apskaitos patikrinimas.