Kodėl svarbu pradėti nuo situacijos įvertinimo?
Apleista apskaita retai reiškia tik nesuvestas sąskaitas. Dažnai kartu būna nepateiktų deklaracijų, nesuderintų skolų, nepaaiškintų banko operacijų ir nepatikimų balansinių likučių.
Pirmas tikslas – sustabdyti problemos didėjimą. Einamoji apskaita turi būti pradėta tvarkyti laiku, o senesni laikotarpiai atkuriami pagal atskirą planą.
Nustatykite nesutvarkytus laikotarpius
Sudarykite mėnesių ir metų sąrašą. Prie kiekvieno laikotarpio pažymėkite, ar apskaita užbaigta, ar yra dokumentai, ar pateiktos deklaracijos ir ar suderinti likučiai.
- užbaigti ir patikrinti laikotarpiai;
- laikotarpiai su daliniais duomenimis;
- laikotarpiai be apskaitos įrašų;
- nepateiktos arba tikslintinos deklaracijos.
Surinkite dokumentus ir prieigas
Atkūrimas prasideda nuo informacijos surinkimo. Dokumentus verta suskirstyti pagal laikotarpius ir rūšis, kad būtų matoma, ko trūksta.
- banko išrašai ir mokėjimų paaiškinimai;
- pirkimo bei pardavimo sąskaitos;
- kasos, avansų ir komandiruočių dokumentai;
- darbo užmokesčio duomenys;
- sutartys, sprendimai ir turto dokumentai;
- ankstesnės deklaracijos ir apskaitos programos duomenys.
Patikrinkite deklaracijų būklę
Reikia nustatyti, kurios deklaracijos turėjo būti pateiktos ir kokie terminai praleisti. Deklaracijų nereikėtų teikti vien tam, kad jos būtų pateiktos – sumos turi būti pagrįstos atkurtais apskaitos duomenimis.
Aktualią pateikimo būklę ir terminus tikrinkite VMI, „Sodros“ ir Registrų centro sistemose.
Atkurkite apskaitos registrus
Vien dokumentų suvedimo nepakanka. Būtina atkurti registrų logiką ir suderinti pagrindinius likučius.
- banko ir kasos likučiai;
- pirkėjų ir tiekėjų skolos;
- mokesčių prievolės;
- avansai ir atskaitingi asmenys;
- ilgalaikis turtas ir atsargos;
- darbo užmokesčio įsipareigojimai.
Darbus atlikite etapais
Atkūrimo darbai turi būti suskirstyti į aiškius etapus. Tai leidžia nustatyti kainą, terminus ir svarbiausias rizikas.
- Sustabdykite naujų laikotarpių vėlavimą.
- Nustatykite kritinius terminus.
- Surinkite trūkstamus dokumentus.
- Atkurkite apskaitos registrus.
- Suderinkite likučius.
- Pateikite arba patikslinkite deklaracijas.
- Parenkite trūkstamas ataskaitas.
Kada verta kreiptis pagalbos?
Jeigu trūksta duomenų, neaiški mokestinė situacija arba reikia įvertinti ankstesnių laikotarpių būklę, racionalu pirmiausia atlikti trumpą situacijos peržiūrą. Tai padeda nustatyti prioritetus, realią darbų apimtį ir atsakomybes.
- kai neaiškūs apskaitos likučiai;
- kai artėja deklaravimo ar ataskaitų pateikimo terminai;
- kai keičiamas buhalteris arba apskaitos sistema;
- kai vadovas negauna pakankamos informacijos sprendimams.
Išvada
Tvarkinga apskaita priklauso ne nuo vieno dokumento ar vienos deklaracijos, o nuo nuoseklaus proceso. Aiškūs terminai, atsakomybės ir kontrolės taškai leidžia sumažinti klaidų tikimybę bei laiku priimti verslo sprendimus.
Dažniausios praktinės rizikos
Vertinant šią temą svarbu matyti ne tik galutinį rezultatą, bet ir procesą, iš kurio tas rezultatas susidaro. Dauguma klaidų atsiranda dėl neaiškių atsakomybių, pavėluotos informacijos arba nepakankamos kontrolės.
- nežinomi nesutvarkyti laikotarpiai;
- nepateiktos deklaracijos;
- trūkstami pirminiai dokumentai;
- nepatikimi banko, skolų ir mokesčių likučiai;
Šios rizikos gali ilgą laiką likti nepastebėtos, jeigu vadovas gauna tik galutinę deklaraciją, mokėtiną sumą ar trumpą atsakymą. Todėl apskaitos paslauga turi apimti ir neatitikimų identifikavimą, klausimų pateikimą bei nebaigtų darbų sąrašą.
Rekomenduojamas darbo procesas
Procesas turi būti pakankamai paprastas, kad jo būtų laikomasi kiekvieną mėnesį. Kiekvienas žingsnis turi turėti atsakingą asmenį ir terminą.
- Atskirkite einamąją apskaitą nuo senų laikotarpių.
- Sudarykite laikotarpių būklės lentelę.
- Surinkite dokumentus ir prieigas.
- Atkurkite registrus bei likučius.
- Pateikite arba patikslinkite deklaracijas.
Vienoda tvarka leidžia greičiau pastebėti, kas vėluoja, kokių dokumentų trūksta ir kur susidaro papildomas darbo kiekis.
Kokią informaciją turėtų gauti vadovas?
Vadovui nereikia matyti kiekvieno apskaitos įrašo, tačiau jis turi gauti pakankamai informacijos sprendimams. Ataskaita turi būti trumpa, suprantama ir pateikta sutartu periodiškumu.
- atkūrimo darbų planą;
- kritinių terminų sąrašą;
- trūkstamų dokumentų sąrašą;
- likusių rizikų paaiškinimą;
- darbų kainą ir etapų terminus;
Jeigu ataskaitoje matomas reikšmingas pokytis, turi būti pateiktas paaiškinimas: kas pasikeitė, kokia galima priežastis ir ar reikia papildomo veiksmo.
Kaip pasiruošti bendradarbiavimui?
Prieš perduodant darbus verta surinkti pagrindinę informaciją apie įmonę, naudojamas sistemas, dokumentų srautą ir atsakingus asmenis. Tai leidžia tiksliau įvertinti darbų apimtį ir išvengti neaiškių lūkesčių.
- paskirkite atsakingą kontaktą įmonėje;
- aprašykite, kur ir kaip saugomi dokumentai;
- nurodykite naudojamas sistemas;
- surašykite artimiausius terminus ir nebaigtus klausimus;
- sutarkite, kokias ataskaitas turi gauti vadovas.
Dažniausiai užduodami klausimai
Nuo ko pradėti, kai dokumentų daug?
Nuo laikotarpių ir prievolių žemėlapio, o ne nuo atsitiktinio dokumentų suvedimo.
Ar pirmiausia reikia pateikti visas deklaracijas?
Ne, deklaruojamos sumos turi būti pagrįstos atkurtais duomenimis.
Kaip nustatoma tvarkymo kaina?
Pagal laikotarpių skaičių, dokumentų būklę ir trūkstamos informacijos apimtį.
Praktinė išvada
Apleista apskaita: ką daryti pirmiausia? turi būti vertinama kaip nuoseklus valdymo procesas, o ne vienkartinė techninė užduotis. Aiškiai apibrėžta darbų apimtis, terminai ir atsakomybės leidžia sumažinti klaidų tikimybę ir vadovui laiku gauti sprendimams reikalingą informaciją.
Apleistos apskaitos tvarkymo paslauga
Jeigu ankstesnius laikotarpius reikia realiai atkurti ir sutvarkyti, peržiūrėkite apleistos apskaitos tvarkymo paslaugą.
Jeigu problema susijusi su nepateiktomis deklaracijomis, taip pat gali būti aktualus nepriduotų deklaracijų tvarkymas.