Apskaitos dokumentų perdavimas

Dokumentų perdavimas yra svarbi apskaitos proceso dalis

Apskaitą galima tvarkyti sklandžiai tik tada, kai dokumentai perduodami reguliariai ir pagal iš anksto suderintą tvarką. Jei sąskaitos, banko informacija ar kiti duomenys siunčiami skirtingais kanalais ir skirtingu metu, padidėja tikimybė, kad dalis informacijos bus praleista.

Todėl bendradarbiavimo pradžioje susitariame dėl pagrindinio dokumentų perdavimo būdo, terminų ir atsakingų asmenų.

Kokie dokumentai dažniausiai perduodami buhalterijai?

• Pirkimo sąskaitos ir kiti išlaidų dokumentai.
• Pardavimo sąskaitos ir jų koregavimai.
• Banko sąskaitų ir mokėjimo sistemų duomenys.
• Darbuotojų, atostogų ir darbo užmokesčio informacija.
• Sutartys ir dokumentai, turintys įtakos apskaitai.
• Ilgalaikio turto įsigijimo ar pardavimo dokumentai.
• Informacija apie nestandartinius sandorius.

Vienas pagrindinis dokumentų kanalas sumažina klaidų riziką

Praktikoje svarbu vengti situacijos, kai dalis dokumentų siunčiama el. paštu, dalis per žinučių programas, o dar dalis perduodama tik mėnesio pabaigoje.

Pasirinkus vieną pagrindinį perdavimo kanalą tampa paprasčiau patikrinti, ar visi dokumentai jau pateikti ir ar konkrečiam laikotarpiui dar kažko trūksta.

Kada reikia perduoti dokumentus?

Periodinių dokumentų pateikimo terminą suderiname su įmone iš anksto. Svarbu, kad buhalteris turėtų pakankamai laiko dokumentams patikrinti, apskaitai sutvarkyti ir deklaracijoms parengti.

Nestandartinių sandorių, darbuotojų pokyčių ar kitų svarbių įvykių nereikėtų palikti iki mėnesio pabaigos. Tokiais atvejais informaciją geriau perduoti iš karto.

Kokią papildomą informaciją reikia pateikti kartu su dokumentu?

Ne kiekvieną operaciją galima tinkamai suprasti vien iš sąskaitos ar mokėjimo paskirties. Kartais reikalinga informacija apie sandorio tikslą, sutartį, darbuotoją, projektą ar kitą aplinkybę.

Jeigu dokumentas susijęs su neįprastu sandoriu, verta iš karto pateikti trumpą paaiškinimą. Tai sumažina papildomų klausimų ir vėlesnių koregavimų skaičių.

Kaip atrodo mėnesio dokumentų perdavimo procesas?

1. Įmonė renka apskaitos dokumentus sutartu būdu.
2. Iki nustatytos datos perduodami mėnesio dokumentai ir duomenys.
3. Patikriname, ar trūksta svarbios informacijos.
4. Gauname reikalingus papildymus arba paaiškinimus.
5. Dokumentai įtraukiami į mėnesio apskaitą.

Dokumentų perdavimas yra viena iš bendro mėnesinės buhalterinės apskaitos proceso dalių.

Jeigu visas procesas organizuojamas elektroniniu būdu, daugiau apie darbo modelį rasite puslapyje nuotolinės buhalterinės paslaugos.

Praktinį kontrolinį sąrašą taip pat rasite straipsnyje Kaip perduoti dokumentus buhalteriui?.

Susijusi informacija apie dokumentų perdavimą

Praktinį dokumentų sąrašą ir perdavimo principus rasite straipsnyje Kaip perduoti dokumentus buhalteriui?.

Jeigu visas apskaitos procesas vyksta elektroniniu būdu, aktualios ir nuotolinės buhalterinės paslaugos.

Dokumentų perdavimas yra bendros mėnesinės buhalterinės apskaitos proceso dalis.