Vadovas atsako už apskaitos organizavimą
Net kai apskaitą tvarko išorinis buhalteris, įmonėje turi būti aiškus dokumentų ir informacijos perdavimo procesas.
Nustatykite dokumentų perdavimo tvarką
Dokumentai neturėtų būti perduodami atsitiktinai. Sutarkite vieną kanalą, aiškią datą ir atsakingą asmenį.
- kur keliamos pirkimo sąskaitos;
- kas kontroliuoja pardavimo sąskaitas;
- kada perduodami banko ir kasos dokumentai;
- kas praneša apie sutartis ir turto įsigijimus;
- iki kurios dienos perduodama mėnesio informacija.
Atskirkite darbuotojų procesą
Priėmimai, atleidimai, atlygio pokyčiai, atostogos, nedarbingumai ir darbo laikas turi būti perduodami iki atlyginimų skaičiavimo.
Kontroliuokite bankus ir skolas
Vadovui verta reguliariai matyti banko likučius, pirkėjų skolas, tiekėjų įsipareigojimus, mokesčius ir artimiausius mokėjimus.
Peržiūrėkite pagrindinius rodiklius
Bent kartą per mėnesį naudinga gauti trumpą ataskaitą apie pajamas, sąnaudas, skolas, pinigų likučius ir nebaigtus klausimus.
- pajamos ir sąnaudos;
- pirkėjų bei tiekėjų skolos;
- banko likučiai;
- mokėtini mokesčiai;
- neužbaigti apskaitos klausimai.
Pasiruoškite metų uždarymui iš anksto
Per metus reikia derinti skolas, inventorizuoti turtą ir atsargas, tikrinti avansus bei kaupti sutartis.
Kada verta kreiptis pagalbos?
Jeigu trūksta duomenų, neaiški mokestinė situacija arba reikia įvertinti ankstesnių laikotarpių būklę, racionalu pirmiausia atlikti trumpą situacijos peržiūrą. Tai padeda nustatyti prioritetus, realią darbų apimtį ir atsakomybes.
- kai neaiškūs apskaitos likučiai;
- kai artėja deklaravimo ar ataskaitų pateikimo terminai;
- kai keičiamas buhalteris arba apskaitos sistema;
- kai vadovas negauna pakankamos informacijos sprendimams.
Išvada
Tvarkinga apskaita priklauso ne nuo vieno dokumento ar vienos deklaracijos, o nuo nuoseklaus proceso. Aiškūs terminai, atsakomybės ir kontrolės taškai leidžia sumažinti klaidų tikimybę bei laiku priimti verslo sprendimus.
Dažniausios praktinės rizikos
Vertinant šią temą svarbu matyti ne tik galutinį rezultatą, bet ir procesą, iš kurio tas rezultatas susidaro. Dauguma klaidų atsiranda dėl neaiškių atsakomybių, pavėluotos informacijos arba nepakankamos kontrolės.
- neaiški dokumentų perdavimo tvarka;
- nepaskirstytos atsakomybės;
- vadovui nepateikiamos periodinės ataskaitos;
- metų pabaigoje nesuderinti likučiai;
Šios rizikos gali ilgą laiką likti nepastebėtos, jeigu vadovas gauna tik galutinę deklaraciją, mokėtiną sumą ar trumpą atsakymą. Todėl apskaitos paslauga turi apimti ir neatitikimų identifikavimą, klausimų pateikimą bei nebaigtų darbų sąrašą.
Rekomenduojamas darbo procesas
Procesas turi būti pakankamai paprastas, kad jo būtų laikomasi kiekvieną mėnesį. Kiekvienas žingsnis turi turėti atsakingą asmenį ir terminą.
- Paskirkite atsakingus asmenis.
- Nustatykite dokumentų perdavimo terminą.
- Atskirkite darbuotojų ir sutarčių pokyčių procesą.
- Kas mėnesį peržiūrėkite skolas ir mokesčius.
- Metų uždarymui ruoškite duomenis iš anksto.
Vienoda tvarka leidžia greičiau pastebėti, kas vėluoja, kokių dokumentų trūksta ir kur susidaro papildomas darbo kiekis.
Kokią informaciją turėtų gauti vadovas?
Vadovui nereikia matyti kiekvieno apskaitos įrašo, tačiau jis turi gauti pakankamai informacijos sprendimams. Ataskaita turi būti trumpa, suprantama ir pateikta sutartu periodiškumu.
- pajamų ir sąnaudų santrauką;
- bankų ir skolų likučius;
- mokėtinus mokesčius;
- nebaigtų klausimų sąrašą;
- artimiausius apskaitos terminus;
Jeigu ataskaitoje matomas reikšmingas pokytis, turi būti pateiktas paaiškinimas: kas pasikeitė, kokia galima priežastis ir ar reikia papildomo veiksmo.
Kaip pasiruošti bendradarbiavimui?
Prieš perduodant darbus verta surinkti pagrindinę informaciją apie įmonę, naudojamas sistemas, dokumentų srautą ir atsakingus asmenis. Tai leidžia tiksliau įvertinti darbų apimtį ir išvengti neaiškių lūkesčių.
- paskirkite atsakingą kontaktą įmonėje;
- aprašykite, kur ir kaip saugomi dokumentai;
- nurodykite naudojamas sistemas;
- surašykite artimiausius terminus ir nebaigtus klausimus;
- sutarkite, kokias ataskaitas turi gauti vadovas.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar vadovas gali viską perduoti buhalteriui?
Buhalteris tvarko apskaitą, tačiau vadovas turi užtikrinti teisingos informacijos pateikimą.
Kaip dažnai vadovas turi gauti ataskaitas?
Dažniausiai naudinga bent mėnesinė santrauka.
Ką būtina aptarti sutartyje?
Darbų apimtį, dokumentų terminus, atsakomybes, papildomus darbus ir perdavimo tvarką.
Praktinė išvada
UAB apskaitos organizavimas: ką turi žinoti vadovas? turi būti vertinama kaip nuoseklus valdymo procesas, o ne vienkartinė techninė užduotis. Aiškiai apibrėžta darbų apimtis, terminai ir atsakomybės leidžia sumažinti klaidų tikimybę ir vadovui laiku gauti sprendimams reikalingą informaciją.
UAB apskaitos paslauga ir kaina
Jeigu apskaitos procesą norite perduoti išoriniam apskaitos partneriui, peržiūrėkite UAB buhalterinės apskaitos paslaugą.
Paslaugos kainą lemiančius dokumentų, darbuotojų, PVM ir kitus veiksnius detaliau paaiškiname puslapyje UAB apskaitos kaina.