Dokumentų saugojimas yra apskaitos proceso dalis
Svarbu ne tik turėti dokumentą, bet ir gebėti jį greitai rasti, susieti su apskaitos įrašu bei užtikrinti jo vientisumą.
Sukurkite aiškią struktūrą
Dokumentai gali būti grupuojami pagal metus, mėnesius, rūšį ir atsakingą padalinį. Vienoda struktūra sumažina paieškos laiką.
- pirkimo dokumentai;
- pardavimo dokumentai;
- banko ir kasos dokumentai;
- darbuotojų dokumentai;
- sutartys;
- turto dokumentai;
- deklaracijos ir ataskaitos.
Valdykite prieigas
Darbuotojai turi turėti tik darbui reikalingas prieigas. Pasikeitus atsakingam asmeniui teisės peržiūrimos, o bendri slaptažodžiai nenaudojami.
Darykite atsargines kopijas
Elektroniniai dokumentai neturėtų būti laikomi viename kompiuteryje ar vienoje paskyroje. Atsarginės kopijos turi būti reguliarios ir patikrinamos.
Saugojimo terminai
Konkrečius dokumentų saugojimo terminus reikia nustatyti pagal dokumento rūšį ir tuo metu galiojančius teisės aktus. Terminus verta fiksuoti vidinėje dokumentų valdymo tvarkoje.
Kada verta kreiptis pagalbos?
Jeigu trūksta duomenų, neaiški mokestinė situacija arba reikia įvertinti ankstesnių laikotarpių būklę, racionalu pirmiausia atlikti trumpą situacijos peržiūrą. Tai padeda nustatyti prioritetus, realią darbų apimtį ir atsakomybes.
- kai neaiškūs apskaitos likučiai;
- kai artėja deklaravimo ar ataskaitų pateikimo terminai;
- kai keičiamas buhalteris arba apskaitos sistema;
- kai vadovas negauna pakankamos informacijos sprendimams.
Išvada
Tvarkinga apskaita priklauso ne nuo vieno dokumento ar vienos deklaracijos, o nuo nuoseklaus proceso. Aiškūs terminai, atsakomybės ir kontrolės taškai leidžia sumažinti klaidų tikimybę bei laiku priimti verslo sprendimus.
Dažniausios praktinės rizikos
Vertinant šią temą svarbu matyti ne tik galutinį rezultatą, bet ir procesą, iš kurio tas rezultatas susidaro. Dauguma klaidų atsiranda dėl neaiškių atsakomybių, pavėluotos informacijos arba nepakankamos kontrolės.
- neaiški darbų apimtis;
- nepaskirstytos atsakomybės;
- pavėluotai pateikiama informacija;
- vadovui nepakanka duomenų sprendimams;
Šios rizikos gali ilgą laiką likti nepastebėtos, jeigu vadovas gauna tik galutinę deklaraciją, mokėtiną sumą ar trumpą atsakymą. Todėl apskaitos paslauga turi apimti ir neatitikimų identifikavimą, klausimų pateikimą bei nebaigtų darbų sąrašą.
Rekomenduojamas darbo procesas
Procesas turi būti pakankamai paprastas, kad jo būtų laikomasi kiekvieną mėnesį. Kiekvienas žingsnis turi turėti atsakingą asmenį ir terminą.
- Apibrėžkite tikslą ir darbų apimtį.
- Paskirkite atsakingus asmenis.
- Nustatykite informacijos pateikimo terminus.
- Naudokite vieną kontrolinį sąrašą.
- Periodiškai peržiūrėkite rezultatą.
Vienoda tvarka leidžia greičiau pastebėti, kas vėluoja, kokių dokumentų trūksta ir kur susidaro papildomas darbo kiekis.
Kokią informaciją turėtų gauti vadovas?
Vadovui nereikia matyti kiekvieno apskaitos įrašo, tačiau jis turi gauti pakankamai informacijos sprendimams. Ataskaita turi būti trumpa, suprantama ir pateikta sutartu periodiškumu.
- darbų būklės santrauką;
- trūkstamų duomenų sąrašą;
- artimiausius terminus;
- nustatytas rizikas;
- rekomenduojamus tolesnius veiksmus;
Jeigu ataskaitoje matomas reikšmingas pokytis, turi būti pateiktas paaiškinimas: kas pasikeitė, kokia galima priežastis ir ar reikia papildomo veiksmo.
Kaip pasiruošti bendradarbiavimui?
Prieš perduodant darbus verta surinkti pagrindinę informaciją apie įmonę, naudojamas sistemas, dokumentų srautą ir atsakingus asmenis. Tai leidžia tiksliau įvertinti darbų apimtį ir išvengti neaiškių lūkesčių.
- paskirkite atsakingą kontaktą įmonėje;
- aprašykite, kur ir kaip saugomi dokumentai;
- nurodykite naudojamas sistemas;
- surašykite artimiausius terminus ir nebaigtus klausimus;
- sutarkite, kokias ataskaitas turi gauti vadovas.
Dažniausiai užduodami klausimai
Nuo ko pradėti?
Nuo esamos situacijos, atsakomybių ir artimiausių terminų įvertinimo.
Kaip sumažinti klaidų riziką?
Naudoti vienodą procesą, vieną informacijos kanalą ir aiškų kontrolinį sąrašą.
Ką turi gauti vadovas?
Trumpą, suprantamą rezultatų ir nebaigtų klausimų santrauką.
Praktinė išvada
Apskaitos dokumentų saugojimas turi būti vertinama kaip nuoseklus valdymo procesas, o ne vienkartinė techninė užduotis. Aiškiai apibrėžta darbų apimtis, terminai ir atsakomybės leidžia sumažinti klaidų tikimybę ir vadovui laiku gauti sprendimams reikalingą informaciją.